- Har gitt hele organisasjonen et løft

Bolig-, bygg- og eiendomssjef Eiliv Staalesen forteller at Haugesund har omlag like mange bygg som Karmøy, men mindre bemanning.
- Tidligere opplevde vi nesten at det beste var å ikke gjøre noe fordi det kostet penger. Vedlikehold var ikke en prioritert og anerkjent oppgave. Målet nå er å komme i forkant med vedlikeholdet, og vi ser frem til å kunne rapportere status med en kostnadsoversikt.
Internkontrollsystemet ble testet i en måned før oppstart. Vi hadde også informasjonsmøter for både brukerne og driftsoperatørene, med representanter for leverandør NKF/NGC og KLP Skadeforsikring AS.

- Driftsavdelingen var redde for at det skulle komme for mange oppgaver på en gang, men dette har fungert svært godt forteller Staalesen. Eposter blir nå besvart med autosvar om at alle oppgaver relatert til byggdrift må meldes inn gjennom IK bygg.
Akutte hendelser er nå nærmest eliminert fra driften, fordi vi har fått kontroll på situasjonen forteller Staalesen.
Anne-Margrethe Frønsdal, konsulent i skoleadministrasjonen v/Gard skole i Haugesund forteller: - Nå har vi fått oversikt, og vet når oppgavene blir utført. Dette gir en etterlengtet forutsigbarhet og trygghet. IK bygg har absolutt gitt oss et løft, og ikke minst så er dette IT-verktøyet enkelt å bruke.
 

Avdelingsleder Lars Jacob Vikse mener det er unikt at man kan snakke direkte med programmererne. Dette gir en tett kommunikasjon med brukeren, og de er interessert i behovet, tar imot tips, og implementerer det.
Vi får nesten følelsen av å være den «eneste» kunden. Dette gav en pangstart for implementeringen.

Formann drift/byggsupport, Anne Risanger Klovning og Lars Jacob Vikse er de som har hatt tettest kontakt og oppfølging av driftspersonellet i prosessen:
- Vi har aldri fått så mange positive tilbakemeldinger som etter overgangen til IK bygg, forteller Risanger Klovning.
Driftsoperatørene opplever at de får større anerkjennelse, og får kommentarer som: - Vi ante ikke at dere gjorde så mye, og har så stort ansvar.
Risanger Klovning oppfatter leverandøren (NKF/NGC) som svært seriøs og interessert.

Fra venstre: avd. leder Lars Jacob Vikse, formann drift/byggsupport, Anne Risanger Klovning, konsulent Anne-Margrethe Frønsdal, og bolig- bygg- og eiendomssjef Eiliv Staalesen, Foto: E Leikanger

-Vi har brukt for mye ressurser på løsninger vi ikke har vært fornøyd med i forhold til kostnadene, og alt dette løses nå med ikbygg.no, og FDV-bygg der arbeidsordrer registreres når et behov melder seg.
- Jeg legger ikke skjul på at det har vært en kjempeovergang for alle, men det nye systemet har etterhvert blitt svært positivt mottatt, og dette hadde ikke skjedd uten engasjementet og støtten fra Vikse og Staalesen fremholder Risanger Klovning.

Avdelingsleder Lars Jacob Vikse vil gjerne gi honnør til alle involverte for å ha tatt imot nok et nytt datasystem på en fin måte.
-Vi slet litt med at de som hadde «alt på stell» mente det ikke var nødvendig å dokumentere dette i tillegg, men det er viktig med den formelle dokumentasjonen og kommunikasjonen.
Alle driftsoperatørene har fått nettbrett, og bruker både web- og app -versjonen av IK bygg. Brukerne ute på byggene logger seg inn via intranett, der linken til IK bygg ligger på forsiden.
Etter hvert vil også brukerne ute ta i bruk Appen, men vi avventer litt for å unngå dobbeltregistreringer. Vi vil også ta i bruk renholdmodulen når den er klar, og renholderne gleder seg til å komme i gang.

Det er altså besluttet å ta i bruk renholdmodulen i IK bygg, og Vikse er opptatt av betydningen av at IT-verktøy er enkelt å bruke. Renholdsavdelingen har ansatte fra over 30 ulike nasjoner. Vikse vil selv hjelpe renholdsavdelingen med å komme i gang, og vil starte med å teste ut programmet på 2 bygg.
- Renholdmodulen vil gi en oss bedre kontroll og oversikt over rutiner ved hoved-renhold av boliger, og rom på sykehjem.
Fagansvarlig på renhold, Senada Selimovic, er i full gang med å få lagt inn alle rutiner.

Avdelingsleder Lars Jacob Vikse forteller at også eksterne leverandører med rammeavtale har fått bruker- eller utførertilgang til systemet.
Det at leverandørene nå også melder inn skader og behov for oppgradering er en ekstra bonus. Alle oppdragene som meldes inn godkjennes av Vikse, eller Risanger Klovning.
Det er også viktig med signatur fra utfører, slik at man holder oversikt over hvem som har utført jobben. Underleverandørene bruker også arbeidsordrenummer på sine fakturaer, hvilket i tillegg gir en kostnadsbesparende effekt.

- Det geniale er at både interne og eksterne (leverandører) blir påminnet om oppgaver. Oppdrag blir registrert i et system med orden, og oppgaver blir utført som forventet. Vi får nå faktisk tilbakemeldinger om at leverandørene opplever at de får flere oppdrag.

Vikse ønsker også rette en takk til eiendomssjef Eiliv Staalesen.
–Hans engasjement smitter over på resten av organisasjonen, og bidrar til trivsel og anerkjennelse.
Bygg- og eiendomssjef Eiliv Staalesen forteller at implementeringen av IK bygg også har bidratt positivt til arbeidsmiljøet i organisasjonen – nærmest som teambuilding.
Arbeidsordreflyten er nå satt i et system som fungerer. Tidligere prioriterte man etter hvor det var krise.
Vi var derfor sultne på å få ett system med full oversikt over hva som skjer i byggene, og det har vi nå fått. IK bygg har også et intuitivt lavt brukergrensesnitt, og skaper derfor både entusiasme og muligheter. Det er slutt på at papirlapper legges i hylla til noen andre. Ansvarsfraskrivelse blir synlig, og arbeidsmoralen heves uten at noen føler seg overvåket. Effektiviteten har gått merkbart opp.

Staalesen gir også ut en egen miniavis til sine 105 ansatte der han benytter anledningen til både å utfordre og engasjere sine ansatte.
Det neste Staalesen ønsker seg nå er at alle IKT-systemene i kommunen snakker sammen. -En slik integrasjon ville gitt den fulle og hele oversikten som vi i dag mangler.

Møt de «IK bygg –frelste» fra Haugesund kommune på årets IK bygg –konferanse 23. – 24. november i Tromsø. Lytt til deres erfaringer og bli inspirert! Program / Påmelding HER