Fra strategiske mål til konkrete handlinger

I 2018 tok ledelsen tak i denne tilbakemeldingen ved å teste ut bruk av «målkort». Målkort er et verktøy formet som en tabellmal. Hver enkelt ansatt bruker den til å sette inn felles mål fra enhetsavtalen for deretter å bryte hovedmålene ned til konkrete mål og tiltak, og på det viset gjøre overordnede mål relevante for seg selv og sine arbeidsoppgaver i hverdagen. Alle ansatte i Trondheim eiendom har sitt eget målkort. De 600 kortene lagres i en felles mappe, åpen for alle, der hver enkelt kan skrive ut sitt kort, eller lagre det synlig på sin iPad eller telefon.

Etter utprøving og evaluering av bruken av målkort i 2018, har vi valgt å fortsette med denne metoden også i 2019.

Gjennom målkort motiveres man til å gjøre seg kjent med målene i enhetsavtalen og man får ved hjelp av verktøyet mulighet til å jobbe systematisk og målrettet slik at vi totalt sett øker sjansen vår til å nå de strategiske målene.

For å vise at det å jobbe på individnivå bidrar til at man oppnår synlige resultater på enhetsnivå, ønsket vi i 2019 å vise status på hvordan vi ligger an på de 10 ulike målene som vi har satt oss i enhetsavtalen. For å få til denne visualiseringen av status sendes det ut et Googleskjema på e-post månedlig som alle ansatte fyller ut. Det er kolonnen med «tiltak» det meldes status på. Jo flere som har begynt å jobbe med eller fullført sine tiltak, desto større sannsynlighet er det for at vi sammen oppnår det overordnede målet som er satt. 

Ledergruppa ved Trondheim eiendom: F.v.: Utbyggingssjef Tore Myrvold, leder for byggteknisk stab Mette Marie Aase, leder for forvaltningsstaben Elin Solvang Tørstad, direktør Per-Tore Støen, renholdssjef Ida Kvammen, vedlikeholdssjef Tore Lil-leaker og driftssjef Torbjørn Thoresen. Foto: Carl-Erik Eriksson

Strategisk mål fra enhetsavtalen: Vi skal søke innovative løsninger. 
Konkret mål: Vi skal vinne kommunens innovasjonspris for 2019. 
Tiltak som renholderen selv har valgt: Jeg skal se hvilke muligheter vi har til forbedringer og levere forslag til minst en innovasjonsidé til ledelsen. 
Måleindikator: Jeg skal ha bidratt med minst en ide.

For å løfte organisasjonen enda et nivå har vi valgt å knytte det vi gjør og målene våre for enheten opp mot FNs bærekraftsmål. I stedet for å jobbe ovenfra og ned som man ofte gjør, valgte vi å knytte våre egne mål opp til noen av bærekraftsmålene for å visualisere at det vi gjør, faktisk bidrar til noe større.

Vi er innforstått med at FN sine bærekraftsmål er store med mange delmål på makronivå, men vi er også kjent med at 63 % av kommunene har god kjennskap til målene og 84 % ser på målene som viktige for deres kommune. Dog har kun 1 av 4 en plan for implementering. 

Derfor syns vi det er fint å kunne knytte våre oppgaver opp mot noe større. Dette for å starte implementeringen og få bedre kjennskap til, og kunnskap om, bærekraftsmålene. Vi valgte derfor å koble skjemaet som blir besvart av ansatte månedlig opp mot utvalgte bærekraftsmål.

Som i eksempelet ovenfor kan renholdoperatørens tiltak knyttes opp mot bærekraftsmål nr 9: Innovasjon og infrastruktur. Formålet, i tillegg til å få kjennskap til både enhetsavtalen og FN sine bærekraftsmål, er å bidra til motiva-sjon, engasjement og større helhetsforståelse blant de ansatte. 

Dine arbeidsoppgaver og dine tiltak teller! 

Skjermbildet oppdateres månedlig på infoskjermen hos Trondheim eiendom og er tilgjengelig for alle ansatte. Bilde viser status på hvordan vi ligger an med tanke på måloppnåelse i enhetsavtalen og hvordan dette kan knyttes til bærekraftsmålene. Googleskje-maet som sendes ut er laget slik at det for hvert svar automatisk gir utslag i diagrammet og klokkene. 

Under Jobb smartere 2019 i Trondheim poengterte direktør Per-Tore Støen viktigheten av å sette seg konkrete mål. 
– Hva skal man med flotte strategiske planer dersom man ikke er i stand til å omsette dem til konkret handling? Akkurat som i idretten må også kommunal virksomhet sette seg konkrete mål, tenke arbeidsoppgaver, trene og evaluere. Da lykkes vi.

Per-Tore Støen på scenen under Jobb Smartere 2019. Foto: Lene Hollseter

• Midt-Norges største eiendomsbesitter og utbygger.
• Utvikler og bygger nye eiendommer for ca en milliard kroner hvert år.
• Har eieransvar for rundt 1 million kvm kommunale bygninger, som skoler, barnehager, helse- og velferdssentre, helsehus, kultur- og administrasjonsbygg.
• Har eieransvar for rundt 4000 bo-liger i egeneide bygninger, borettslag, sameier og stiftelser.
• Trondheim kommunes største enhet med over 600 ansatte.
• Forvalter, drifter, vedlikeholder og utøver renhold på alle kommunale bygg i Trondheim.