NKF bygg og eiendom

Hvordan forvaltes bygningene?

Resultatene fra kartlegging innen kommunal eiendomsforvaltning er klare! NKF og KLP Skadeforsikring startet i vår en kartlegging av beste praksis innen eiendomsforvaltning i norske kommuner. Første ledd i kartleggingen ble utformet som en sjekkliste for egenvurdering, og resultatene fra denne er nå klare. Hvordan er det med rikets tilstand?

Tekst: Lene Kristin Hollseter, Norsk Kommunalteknisk Forening

Hva er vi gode på innen kommunal eiendomsforvaltning, og hvor har vi mer å hente? Denne første undersøkelsen gir noen interessante generelle indikasjoner.

Hensikten med denne kartleggingen er å sette fokus på forholdene i norske kommuner og arbeidet fremover, herunder øke bevisstgjøring av god praksis i eiendomsforvaltningen og hvilke gevinster dette gir. Slik sett er hele fagområdet vinnere. Vi ønsker også å anerkjenne god praksis, og vil etter oppfølgende runder med innhenting av dokumentasjon og tilleggsundersøkelser kåre Norges beste kommune i eiendomsforvaltning. Ønsket er at økt bevisstgjøring og fokus kan være med å løfte hele ansvarsområdet og motivere til fortsatt positiv utvikling innen kommunal eiendomsforvaltning.

Eiendom 2.png

Generelle funn

Undersøkelsen er besvart av 79 kommuner og gir oss visse generelle indikasjoner på «rikets tilstand». Den inneholder spørsmål innen følgende fire deltema:
1) Samspillet med rådmannen og de folkevalgte eierne
2) Samspillet med byggets brukere
3) Vedlikehold/Oppgradering/Nybygg
4) Internkontroll

Juryens vurdering er at god kommunal eiendomsforvaltning skapes i et samspill mellom de som bruker byggene, de som tar vare på byggene og de folkevalgte som eier på vegne av innbyggerne og vedtar kommunens budsjett. God dialog gir mer oppmerksomhet og bedre bygg for brukerne, eierne og eiendomsforvalterne.

Eiendom 3.png

Kommunikasjon og samspill

Under Del 1 om samspillet med rådmannen og de folkevalgte eierne, er det bra at majoriteten (60,8%) svarer Ja på at eiendomssjefen deltar i formannskapsmøter og/eller kommunestyremøter ved behov. Likevel svarer nesten like mange (59,5%) at de ikke gjennomfører folkevalgtopplæring på sitt fagområde. Litt under halvparten av respondent-kommunene (46,8%) bekrefter at det er fattet politiske vedtak om mål/retningslinjer for eiendomsforvaltningen. Her skulle vi gjerne sett en høyere andel. Likeledes mener kun halvparten av kommunene at forutsetningene (ressurser som kompetanse, økonomi etc.) for å nå vedtatte mål er tilstede. Bare 41,8% svarer Ja på at formannskap/kommunestyre får regelmessig rapport om bygningenes tilstand og utvikling (Årsrapport, kvartalsrapport eller lignende). Ved nybygg er vi flinkere. Nesten 70% svarer at eiendomsforvaltningen deltar når behovet for nye arealer skal vurderes.

Indikasjonene er som følger: Når det gjelder kommunikasjon og dialog under deltema 1 og 2 er vi generelt for dårlige til å kommunisere – både i forhold til de folkevalgte og i forhold til byggets brukere. Her er det mange som har utfordringer og forbedringspotensiale. NKF er tradisjonelt sett mer rettet mot det tekniske. Forvalterne er ansatt for å gjøre en jobb, men er også avhengig av at eierne tar ansvar. Samspillet er viktig for god eiendomsforvaltning.

Under del 2 om samspillet med byggets brukere, svarer hele 84% at det er etablert rutiner eller systemer for å fange opp klager og ønsker fra brukerne. Likevel er det en overvekt av svaralternativene Nei og Delvis på om det gjennomføres regelmessige brukerundersøkelser om hvordan byggene oppleves. Er systemene da gode nok, eller er det tilfeldig hvilken informasjon man får fra brukergruppene? Positivt er at hele 75,9% svarer at brukerhenvendelser blir besvart raskt.

Samsvar mellom plan og praksis

Noe som også utpeker seg er at vi ikke driver hovedsakelig planlagt vedlikehold. Dette punktet kan også inneholde elementer av tilgjengelige ressurser og ressursutnyttelse. Når blir man tildelt de nødvendige midlene til vedlikehold og oppgradering? Kommer dette til planlagt fornyelse eller først når skaden er skjedd? Ideelt sett skulle vi ønske oss større grad av den første. Hvordan kan vi endre dette mønsteret? Er behovene kommunisert tydelig nok?

Andre områder med forbedringspotensiale er blant annet plan for tilrettelegging for funksjonshemmede. Under spørsmål om plan for energibesparelser ser vi større positivt samsvar mellom plan og praksis, enn hva tilfellet er for hensynet til funksjonshemmede.59,5% svarer Ja på at kommunen har en plan for å redusere energiforbruket i byggene, og 53,2% svarer Ja på at denne planen blir fulgt. Til sammenligning svarer kun 36,7% av respondentene Ja på at kommunen har en plan for å gjøre byggene tilgjengelige for funksjonshemmede,og 35,4% mener at denne planen blir fulgt.

Positivt er at hele 68,4% bekrefter at driftspersonalet involveres i planleggingen av nybygg/oppgradering. Juryen skulle også ønske at vi i tiden fremover lar livsløpskostnadene være styrende ved nybygg i større grad enn i dag. Her svarer kun 26,6% at de er det, like mange svarer nei.

Under Internkontroll i Del 4 er det gledelig at hele 87,3% svarer Ja på at kommunen har et internkontrollsystem med avviksbehandling. 65,8% har full oversikt over formålsbyggenes tilstand i forhold til offentlige krav. Litt over halvparten bekrefter at bruker og forvalter samarbeider i internkontrollen. Bare litt over halvparten (51,9%) svarer klart Ja på at kommunen gjennomfører risikovurderinger og kartlegging av risiko, resten ligger på delvis. Her er det sikkert også rom for forbedringer.

Eiendom 4.png

Tips en venn Skriv ut