Prosjekt for evaluering av leverandører

Prosjekt for evaluering av leverandører
Arbeidsgruppen. Fra venstre Advokat Rober Myhre, Per Einar Samuelsen Finnmark fylkeskommune, Fredrik Horjen FOBE og Johan Fredrik Nilsen Alta kommune.

Av arbeidsgruppen for evaluering av leverandører

  I mange situasjoner må det offentlige velge laveste anbyder selv om de vet at det vil medføre problemer i gjennomføringen. Hvordan kan det offentlige avvise useriøse leverandører? Og hva kan det offentlige gjøre for at leverandørene skal forbedre seg?

Skjema for evaluering av entreprisekjøp er lansert og klar til bruk. Skjema for evaluering av tjenestekjøp og vareleveranser kommer.  

Ved oppstart av NKF-FOBE sin nettverksgruppe i Finnmark 9.november 2006 ble kommunenes problemer med useriøse leverandører tatt opp.  I denne diskusjonen ble et forslag om å starte et prosjekt for evaluering og utvikling av leverandører lansert. Konkret bestod forslaget i at kommunen skulle utstede sluttattest etter utført arbeid som skulle sendes leverandøren for eventuelle kommentarer. Sluttattest med eventuelle kommentarer ville så være et offentlig dokument som det offentlige kunne bruke ved tildeling av fremtidige oppdrag. Andre innkjøpere som engasjerer den samme leverandøren vil kunne peke på problemer som leverandøren har hatt i forhold til andre byggherrer og spørre om de aktuelle problemene er løst. Hensikten skulle også være å gi en tilbakemelding til leverandøren slik at han kunne forbedre seg.

Det var bred enighet i Finnmarskgruppen om at dette var et godt initiativ. Forslaget om å starte et prosjekt fikk støtte i FOBE’ styre og det ble søkt om støtte fra Statens Bygningstekniske Etat ved KOBE (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning) til et utviklingsprosjekt som ble innvilget.
 

Organisering av prosjektet

Det ble etablert en arbeidsgruppe med utbyggingssjef Johan Fredrik Nilsen i Alta kommune som leder med støtte fra prosjektsjef Per-Einar Samuelsen i Finnmark fylkeskommune. Advokat Robert Myhre har vært juridisk rådgiver for arbeidsgruppen. FOBE-sekretær Fredrik Horjen har vært sekretær for arbeidsgruppen. FOBE’s nettverksgruppe i Finnmark er referansegruppe for utprøving og videre utvikling av evalueringsordningen. Finnmarksgruppen holder to møter i året der evalueringsordningen blir drøftet. FOBE’s styre er styringsgruppe og forvalter evalueringsskjemaene, og skal sørge for nødvendig revisjon. FOBE-styret rapporterer til KOBE- styret.

 Avklare handlingsrom for evaluering

I søknaden om midler var det et viktig punkt å avklare kommunenes handlingsrom i forbindelse med vurdering og evaluering av tilbydere. Det er klart at kommunene har anledning til å evaluere og gi sluttattest til sine leverandører. Den mest ryddige framgangsmåten er å:

 

o   Varsle tilbydere ved konkurransegrunnlaget og inngåelse av kontrakt om at kommunen vil gjennomføre en evaluering og utstede en sluttattest etter endt oppdrag.

o   Sende sluttattest til den som har utført oppdraget med rimelig frist for gi eventuelle kommentarer 

 Vi tror dette vil virke positivt for leverandøren som vet at han blir evaluert og for kommunen som må følge opp og være bevisst sine krav.

Det er også klart at kommunene har anledning til benytte tidligere evalueringer ved tildeling av nye oppdrag. Tilbud fra leverandører som kommunene har dårlige erfaringer med kan avvises så fremt erfaringene er godt dokumentert og av nyere dato. En leverandør som f.eks har laveste pris men som har dårlige sluttattester må kunne vise at de problemer som er påpekt er rettet for å kunne få oppdraget. Det er etter hvert flere dommer i KOFA der kommunene har fått medhold i å gjøre slike vurderinger.

Egne skjema for entreprisekjøp, tjenestekjøp og vareleveranse

I forbindelse med forprosjektet ble det tidlig klart at man måtte skille mellom:

o   Entreprisekjøp

o   Tjenestekjøp

o   Vareleveranse

 For å komme i gang og vise hvordan dette er tenkt å fungere ble det utarbeidet en sluttattest for entreprisekjøp våren 2007. Skjemaet ble lansert på Kommunalteknisk Kompetansenettverk www.nkfnett.no i september 2007. Skjemaet ble revidert i januar 2008 og lagt ut 07.02.08.

Arbeidet med skjema for evaluering av tjenestekjøp er godt i gang. Første versjon blir lansert våren 2008.,Arbeidet med skjema for evaluering av vareleveranser skal i følge planen foreligge i løpet av 2008.


Formidling og bruk

Skjemaet for evaluering av entreprisekjøp er formidlet til FOBE’s medlemmer gjennom www.nkfnett.no. Flere av FOBE’s nettverksgrupper har hatt skjemaet oppe til drøfting. Kommunene står fritt til selv å bestemme om de vil bruke skjemaet og hvordan de vil bruke det. Når det gjelder hvem som bør fylle ut skjemaene for kommunen vil det ikke være unaturlig om bygglederen, som kjenner entreprenørene best fyller ut sluttrapporten for entreprisekjøp og at prosjektlederen som leder prosjekteringen bør fylle ut for sluttrapporten for tjenestekjøp. Der disse er leid inn må det tas med i kontrakten med prosjektleder og byggeleder at de også skal bistå kommunen med gjennomføring av evalueringen.

Kommunene og bransjen trenger egnede kanaler for å gi hverandre konstruktive tilbakemeldinger. Dette prosjektet vil forhåpentlig bidra til at kommunene blir flinkere til å gi tilbakemelding til sine leverandører. Det er et viktig skritt på veien.

 kt6-08

 

 

Tips en venn Skriv ut