Store nok sammen i Kongsbergregionen

Halvor Rostad er prosjektleder for digitaliseringen av plan og byggesak i Kongsbergregionen.
- Vi prøver å leve opp til slagordet vårt om at vi er store nok sammen og tror at interkommunalt samarbeid er veien å gå ved at vi spiller på hverandres kompetanse og ressurser for å nå våre felles mål.

Prosjektlederen tror på smartere arbeid på tvers av kommunegrensene.
- Vi ønsker å jobbe smartere i kommunene og skape en enklere hverdag for innbyggerne og næringslivet. Skal vi lykkes med dette så må vi ta grep innen kommunal forvaltning og se fremover sammen.

For å få til dette ble SuksIT etablert som et permanent samarbeid mellom kommunene.  SuksIT har ansvar for å koordinere og planlegge kommunenes digitaliseringsarbeid. I tillegg skal de utarbeide regional digitaliseringsstrategi og årlige handlingsplaner.

Kommunene i Kongsbergregionen ønsker å bevise at det er mulig å digitalisere, selv for mindre kommuner.
- Trondheim var tidlig ute med å digitalisere byggesak og nå ønsker vi å vise at det er mulig for små og mellomstore kommuner også. Vi ønsker å dele så mye som mulig av våre erfaringer med andre, sier Rostad.

- Da vi begynte å se på nytt sak/arkiv-system var det tre ulike systemer i regionen. Vi var ikke kjent med eByggeSak da anbudet ble lagt ut. Men etter dialog med DiBK, KS og Bodøregionen ble vi enige om å bidra til en ny løsning for eByggeSak i samarbeid med Evry, som vant det opprinnelige anbudet. Målet ble til etter hvert å komme i produksjon i oktober 2017.

Hjartdal kommune har nå vært i produksjon med Elements eByggeSak siden 31. oktober 2017.
- Vi var forberedt på at en pilot ville føre med seg noe rusk i maskineriet. Men vi tar utfordringene når de kommer og satser på å ha hele regionen over på eByggeSak i løpet av våren 2018.

Kongsbergregionen ønsker at prosjektet skal bidra til at kommunene realiserer gevinster gjennom mer effektive byggesaker.
- Vi har fått en god digital løsning til registering av saker, gjennomføring av saksbehandlingen og utsendelsen av dokumenter som mangelbrev og meldinger om vedtak. Det vi ser er at den nasjonale produktspesifikasjonen gjør det lettere for en leverandør å lage et fagsystem for digital byggesaksbehandling, som i vesentlig større grad enn tidligere dekker faktiske behov i byggesaksavdelingene ute i kommunene.

Kongsbergregionen har hatt med flere deltakere i og rundt eByggeSak. Primus motor for prosjektet i KS, Michael Pande-Rolfsen, gir regionen gode skussmål for deres arbeid.

- Vi er svært fornøyd med at Kongsbergregionen har deltatt med en ressurs i prosjektet som har resultert i versjon 2.0 av produktspesifikasjonen, sier Pande-Rolfsen til Kommunalteknikk.

- Kongsbergregionen har gitt sentrale innspill i arbeidet med de nasjonale sjekklistene og i det pågående arbeidet med utvikling av eKOSTRA. Kongsbergregionen har også gått foran og vist at flere kommuner med fordel kan samarbeide om nye løsninger som støtter eByggeSak-standarden. Når flere mindre kommuner i en region benytter felles løsninger, gir dette også muligheter for et samarbeid på tvers av kommunegrensene i forhold til faglige vurderinger og kapasitet. Nasjonale sjekklister støtter opp om et slikt samarbeid og bidrar til at saksbehandlingen blir mer ensartet fra kommune til kommune.

Pande-Rolfsen sier også at han også er glad for at Kongsbergregionen bistår med ressurser i utviklingen av versjon 2.1. Denne versjonen skal være ferdig til sommeren og vil inneholde blant annet støtte for mottak av BIM som vedlegg til byggesaker og krav til grensesnitt for oppdatering av matrikkel og FKB fra eByggeSak.

Rostad har tro på at kommunene han representerer kan ta ut store gevinster gjennom å effektivisere og digitalisere byggesaksbehandlingen i kommunen.

- Muligheten for å ta ut gevinster blir virkelig stor når hele prosessen er digital. Når både eByggeSøknad og eByggeSak er på plass vil det være svært ressurs- og tidsbesparende for kommunen, innbyggere og næringsliv. En rekke av de nye private søknadsløsningene er nå klare for å settes i produksjon. Dette betyr at Kongsbergregionen og andre kommuner vil motta de nye søknadene i 2018. Våre kommuner vil ha en fordel ved at de nye søknadene kan overføres digitalt til saksbehandlerne i eByggeSak, noe som vil gi gevinster i postmottaket og behandlingen av de nye søknadene.

Siden 31. oktober i fjor har det nesten daglig kommet tilbakemeldinger, som følges opp i et godt samarbeid med prosjektleder hos Evry.

- Vi syns det er veldig bra at en liten kommune som Hjartdal går foran, tester og gir regelmessige tilbakemeldinger om forbedringsønsker til et helt nytt system. Det er til nytte for de andre kommunene i regionen og øvrige kommuner i landet som seinere skal ta denne løsningen i bruk. Her har våre gode venner i Hjartdal gjort en fenomenal innsats.

• Enklere hverdag inkludert kostnadsbesparelser for innbyggere og næringsliv.
• Økt effektivitet i kommunal byggesaksbehandling.
  • Byggsøk finnes i dag, men kommunene har ikke fått optimalisert at dette finnes.
    Man har måttet registrere inn den elektroniske søknaden manuelt.
  • Med nytt system skal Byggsøk-søknader, og etter hvert også fra de nye løsningene for eByggesøknad, gå rett inn i systemet.
  • Eget fagsystem med sterkt forbedret prossesstøtte.
  • Enklere innhenting og gjenbruk av data fører til samhandling i hele verdikjeden.
  • Enklere rapportering og bedre styringsinformasjon
  • Økt automatisering
• Økt kvalitet og likebehandling
  • Standardiserte saksbehandlingsprosesser – forbedret prosesstøtte
  • Bedre beslutningsstøtte

• Nasjonal produktspesifikasjon
  • Kommunene har selv vært med på å utvikle spesifikasjonen og løsningene, og det blir med det et samarbeid mellom leverandørene og kommunene.
  • Bidrar til standardisering av byggesaksbehandlingen.
• Helhetlig tilnærming i det lokale digitaliseringsarbeidet.
  • Det vi gjør på byggesaksområdet her avhenger av det andre arbeidet vi gjør innen digitale tjenester. I større grad enn tidligere må vi jobbe på tvers av fagområdene. Det blir enklere å se digitale plan- og byggesaksprosesser i en større helhet.
  • Interkommunalt samarbeid kan bidra til kostnadsdeling, økt kapasitet og økt kompetanse.
• Ledelsesforankring
• Erfaringsinnhenting
• Organisasjonsutvikling gjennom å endre arbeidsprosessene våre.
• Tålmodighet
  • Prosjekter som dette er ikke alltid lette å selge inn politisk. Det er snakk om store investeringer som skal lønne seg på sikt. Nok ressurser til slike langvarige prosjekter er avgjørende for å kunne realisere gevinstpotensialet.

Kongsbergregionen er et samarbeid mellom kommunene Rollag, Nore og Uvdal,
Kongsberg, Flesberg, Hjartdal, Notodden og Tinn.

Kongsbergregionen er et praktisk samarbeid der vi i fellesskap bruker hverandres kompetanse og ressurser for å nå felles mål.

Gjennom felles prosjekter innen digitalisering og samfunnsutvikling har vi i fellesskap utviklet tjenestene våre til innbyggere og næringsliv. Kongsbergregionen er også et politisk, strategisk samarbeid der vi jobber sammen for felles strategiske mål, posisjonering og påvirkningsarbeid.