Fagdag: Har eiendomsforvalterne glemt sitt kommunikasjonsansvar?

Eiendomsforvaltning er komplekst. Ikke minst kreves god teknisk kompetanse for å forvalte dagens moderne bygg. Men eldre bygg krever også sitt på det tekniske området. Det må holdes fokus på kontroll og vedlikehold, slik at bygget opprettholder sin kvalitet og sikkerhet. Men er det nok? Og begrenser eiendomsforvalterne sine arbeidsoppgaver til dette tekniske området?

Hvis svaret er ja, er vi redd det fort kan skape trøbbel. Man må ikke glemme at det er flere aktører i et bygg, som påvirker kvalitet og sikkerhet. Vi tenker da spesielt på de som bruker bygget i det daglige og eierne.

• Bruker setter avfallsoppbevaringsenheter ved eller på vegg av treverk.
• Bruker finner løsninger for å holde branndørene konstant oppe.
• Rømningsveier møbleres. Koselig, men reduserer fremkommeligheten.
• Tiltenkte luft/varmestrømmer blir brutt ved tildekking eller andre anordninger i rommet.
• Lufteluker på våtrom stenges.
• Likt og ulikt går i utslagsvasken. 
• Slukkeutstyr er fjernet, eller defekt.

En undersøkelse i 2019 anslår vedlikeholdsetterslepet til 160 milliarder for kommunale bygg. Noe som kan påvirke både sikkerhet og kvalitet i byggene. Mange bygg får også langt lavere levetid enn forventet, grunnet mangelfullt vedlikehold. Noe som gjerne er en dårlig løsning, både økonomisk og i et klimamessig perspektiv (CO2-avgtrykk). 

Vedlikeholdsetterslepet skyldes manglende bevilgninger til fovaltning, drift og vedlikehold (FDV) over tid. Her har eiendom tapt for andre prisverdige formål som skole og helse. Dette er en prioritering politikerne må kunne ta. Men de må også få klar beskjed om hva konsekvensen av manglende FDV-midler fører til. Det har de vel faktisk krav på, dersom de skal kunne fatte de riktige beslutningene.

Uansett hvor godt dere jobber med eiendomsforvaltningen, så vil alvorlige hendelser skje. Da er det fort noen som skal stilles til ansvar. Ikke la det bli deg. Her er det viktig å kunne dokumentere at man har tenkt, vurdert, kommunisert med de rette instanser, og gjort det man innen rimelighetens grenser kan gjøe innenfor de gitte rammebetingelser. Både med hensyn til sikkerhet og kvalitet i byggene.

God internkontroll bidrar til bedre forståelse av faktisk vedlikeholdsbehov.

Kommunene har en sentral rolle som eier og forvalter. Utfordringer knyttet til drift og vedlikehold er velkjente, spesielt med hensyn til prioritering av ressurser innenfor de økonomiske rammene i kommunene. Når NKF går gjennom rapporter som har gjort beregninger på vedlikeholdsetterslep og sammenstiller den mot NKFs eget Tilstandsbarometer for kommunale bygg, ser vi at den faktiske tilstanden på mange kommunale bygg er bedre enn enkelte beregninger viser. 

Samtidig ser NKF behov for å bidra til at det sikres tilstrekkelige midler til drift og vedlikehold, og at dette bygger på god og langsiktig forvaltningsstrategi.

I denne sammenheng er det også på sin plass å trekke frem kommuneloven. Det kommunale selvstyret er nå lovfestet, og 1. januar 2021 trådte kommunelovens krav om internkontroll av bygg og annen kommunal infrastruktur i kraft. Enkelt sagt innebærer det en tydeliggjøring av ansvar, kontroll og rapportering av tilstand til både kommunedirektør og kommunestyre.

Det siste er viktig ettersom det til syvende og sist er kommunestyrene som har ansvar for budsjetter som vedtas og dermed prioritering av midler til drift og vedlikehold.

NKF har gjennom mange år samarbeidet tett med både kommuner og organisasjoner for å bidra til god forvaltning av kommunale bygg. I dette ligger også utvikling av verktøy og rutiner for å forebygge brann og andre uønskede hendelser. 

Internkontroll: NKF har sammen med kommunene utviklet et eget internkontrollverktøy som årlig revideres av myndighetsorganer for å sikre at verktøyet er ajour med gjeldende regler og forskrifter. Ambisjonen er å tilrettelegge for at verktøyet er praktisk å bruke i en hektisk hverdag for den som er ansvarlig for å sikre løpende drift og vedlikehold.

Det webbaserte internkontrollverktøyet som NKF har utviklet sammen med kommunene effektiviserer og forbedrer arbeidet med å kartlegge byggenes tilstand og skaderisiko. Hensikten med internkontrollverktøyet er å sikre at forvaltningen og driften av kommunale bygg skjer i tråd med lover og forskrifter, blant annet knyttet til inneklima, utvendig miljø, og ikke minst forebygging av brann og andre uønskede hendelser. ikbygg.no synliggjør byggets tilstand og skaderisiko slik at det blir lettere å prioritere midler til nødvendig vedlikehold. Dette er også nyttig informasjon å legge frem for kommunestyrene for å synliggjøre det ansvaret de sitter med. Verktøyet er tilrettelagt for integrasjon med ditt FDV-system.

Forsikring: Manglende internkontroll kan gi store reduksjoner i et forsikringsoppgjør. Dette kommer på toppen av kostnadene kommunen må beregne når et nytt kommunalt formålsbygg må bygges opp etter det som er skadet, eller brent ned.

HMS: Samhandling mellom eier og bruker av et bygg er helt avgjørende for god kvalitet og god sikkerhet.

Sammen med KLP Skadeforsikring og utvalgte vertskommuner, ønsker NKF å bidra til større fokus på det forebyggende arbeidet. I løpet av høsten inviterer vi derfor til matnyttige fagdager om hvordan forebygge og hvorfor dette lønner seg. Vi starter fysisk i Sandefjord 22. september kl.10-13:
NB! Begrenset antall plasser - Meld deg på til Sandefjord her

Medvirkende aktører på fagdagen:
Geir Grønsholt, Fagsjef, KLP Skadeforsikring AS
Jonas Havord, forvalter, ikbygg.no
Representanter for vertskommunene
Lene Kristin Hollseter, Markedsansvarlig digitale verktøy, NKF bygg og eiendom

Vi planlegger blant annet også å besøke følgende kommuner:

• Sandefjord (22. september)
• Sel (20. oktober)
• Kongsvinger
• Dersom du ønsker at vi også besøker din region/kommune, så hører vi gjerne fra deg!

NKFs visjon er kunnskapsdeling for et bedre samfunn. Vi inviterer derfor de respektive kommunene til å fortelle om sine erfaringer, og ikke minst utfordringer i sitt forebyggende arbeid.

Mer informasjon kommer. Dette gleder vi oss til!