Joar og Martin

NKF bygg og eiendom

Fremtidens FDVU er smart og digital

Digitale løsninger er ikke smarte før man har kompetanse til å utnytte dem. Det må utarbeides en standard metode for innhenting av FDV-dokumentasjon, og rutiner må forankres og følges opp.

Små forskjeller mellom større og mindre eiendomsbesittere

Martin Sæther, ass. driftssjef i Vestby kommune, og Joar Akselsen, fagleder fellessystemer FDVU i Lillestrøm kommune, kontaktet NKF i mars 2020 i forbindelse med sitt hovedprosjekt knyttet til videreutdanning v/Fagskolen Innlandet. Begge er nå FDVU-ingeniører. De opplever at det i nye prosjekter blir stadig enklere å innhente FDV-dokumentasjon, men hva med den eldre bygningsmassen? Gjennom NKF nådde de hele kommune-Norge med sin kartlegging, og nå er resultatet av undersøkelsen klart.
Kartleggingen viser at organiseringen av byggdriftertjenesten stort sett er lik i alle kommuner, og at det ofte er en stedlig byggdrifter på et eller flere bygg.  FDV-dokumentasjon oppbevares gjerne i permer på bygg, i et sentralt papirarkiv, eller i en mappestruktur på en lokal server. Dokumentasjonen benyttes i all hovedsak til å lage driftsinstrukser, hente ut tegninger, samt innhente informasjon om produkter/tekniske anlegg i bygget. FDV-dokumentasjonen blir sjelden oppdatert ved endringer, og alle i undersøkelsen har opplevd å ha mangelfull dokumentasjon. Mangelfull dokumentasjon fikk for noen liten, eller ingen konsekvens, mens for flesteparten innebar dette både økte kostnader og unødvendig tidsbruk.

Viktig å sikre god FDV dokumentasjon og kunnskapsoverføring i fremtiden

Kartleggingen viser at tiltakene som blir iverksatt ved mangelfull dokumentasjon først er å lete i lokale arkiver, deretter innhente informasjon fra entreprenører, eller betale for ny dokumentasjon. Når man skal gå til anskaffelse av manglende dokumentasjon har brannkonsept, tegninger, og driftsinstrukser høyest prioritert. Undersøkelsen avslører også at det er lite rutiner og instrukser for kunnskapsoverføring i bedriftene. Byggdrifterens årelange kunnskap og erfaringer blir ofte ikke nedskrevet eller gjort tilgjengelig for andre.
For å sikre god FDV dokumentasjon og kunnskapsoverføring i fremtiden, er dette jevnt fordelt med ønsket om FDV system og en BIM modell.  
- Vi hadde trodd vi ville se større forskjeller mellom store og små eiendomsbesittere noen (i antall m2) når det gjelder spørsmålene i undersøkelsen, men dette kom ikke særlig tydelig frem, forteller Sæther og Akselsen. 

Hvordan få tilgang til FDV dokumentasjon som ikke finnes? 

Vi fikk mye interessant informasjon gjennom kartleggingen, og fant at en stor del av løsningen handler om kunnskapsoverføring, forteller Sæther og Akselsen. 
- Det er viktig å dokumentere erfaringen til alle som har kunnskap/FDV-dokumentasjon lagret i hodet. Uten denne kunnskapen blir dokumentasjonen ofte mangelfull, og forsvinner gjerne helt når vaktmesteren slutter. Noe dokumentasjon er lagret på ukurante medier som diskett, cd, eller i et papirarkiv, men dokumentasjonen er ofte vanskelig å finne, blir sjelden oppdatert, og til slutt er det ingen som benytter seg av den. 

- Vi fant ikke et entydig svar på problemstillingen, men vi mener man vil kunne være et godt stykke på vei hvis man lager gode rutiner for løpende oppdatering av FDV-dokumentasjon når bygget vedlikeholdes eller ev endres.
- I tillegg må man utarbeide og forankre rutiner for kunnskapsdeling i hele organisasjonen, og FDV-dokumentasjonen må være delt inn og lagret, slik at den er lett tilgjengelig.  

En digital løsning er ikke smart før man har kompetanse til å utnytte den

Det var oppsiktsvekkende men ikke uventet at alle svarte ja på spørsmålet om manglende FDV dokumentasjon, meddeler Sæther og Akselsen. I undersøkelsen svarte alle byggdriftere at bedriften ikke har rutiner/prosedyrer for kunnskapsoverføring og opplæring, mens 70 % av lederne svarte at de har slike rutiner. 
Det må utarbeides en standard metode for innhenting av manglende dokumentasjon, og en oversiktlig liste for hvilken dokumentasjon man minimum må ha. Det er også et tydelig behov for en bedre forankring av rutiner og en sikker oppfølging av disse, mener Sæther og Akselsen.

Hva betyr dialog og samarbeid på tvers av kommunegrensene for den kommunale eiendomsforvaltningen? 
- Svarene i spørreundersøkelsen viser at store deler av organiseringen er lik, og at man står i mange av de samme utfordringene. For å løse utfordringer som dette mest mulig effektivt, vil dialog og samarbeid på tvers av kommunegrensene være essensielt. 

I hvilken grad har dere nytte av videreutdannelsen i deres daglige arbeid? 
På Fagskolen Innlandets hjemmesider står det: “Studiet gir kompetanse for teknisk drift og vedlikehold av større bygg, samt fokus på ledelse, administrasjon og forvaltning. Studiet gjør deg kvalifisert til å lede forvaltning, teknisk drift, vedlikehold og utvikling av større bygg og eiendommer.” 
- Vi jobber med flere ulike felter innen FDVU, og har absolutt styrket kompetansen i det daglige arbeidet. I tillegg har vi fått en bred kompetanse samlet for hele faget, med forståelse for at alle elementene i et byggs livsløp er knyttet tett sammen.  

Hvor raskt vil vi se smart digital eiendomsforvaltning i hele kommune-Norge? 
- Digital eiendomsforvaltning er et veldig vidt begrep, og hva som er smart er uavhengig av om det er digitalt eller ikke. Allerede i dag er det tatt i bruk digitale og smarte løsninger over hele kommune-Norge. Robotstøvsugere, ulike sensorer, FDVU systemer og SD-anlegg, med mulighet for styring fra smarttelefonen, er alle eksempler på digitale løsninger som skal være med å forenkle arbeidshverdagen. Men en digital løsning vil ikke være smart før man har kompetansen til å utnytte den. Har man en digital løsning og ikke kompetansen til å bruke den vil det kun skape frustrasjon og merarbeid. Det vil utvilsomt være en enorm utvikling innen digitale løsninger i de nærmeste årene, og det ønsker vi å være en del av, avslutter Sæther og Akselsen.