Per-Tore Støen. Foto: Øyvind Blomstereng

Per-Tore Støen. Foto: Øyvind Blomstereng

Tidsskriftet Kommunalteknikk

Ikke glem verdien av godt og langsiktig verdibevarende vedlikehold


Per-Tore Støen
Direktør
Trondheim Eiendom


Min fortid som sykkelselger 

Under hele min tid som student ved Norges Tekniske Høgskole i Trondheim på 80-tallet, jobbet jeg som sykkelselger hos Hank Sport. Dette var en butikk som spesialiserte seg i salg av kvalitetssykler og hadde fokus på å yte god service til sine kunder. Her lærte jeg mye om å selge riktig produkt til kundene. Behovet måtte utredes, riktig sykkel tilpasses behovet, jeg måtte gjøre oppmerksom på drift- og vedlikeholdsbehov, samt tilpasse salget til kundens lommebok. Det var alltid en god følelse når jeg sendte en kunde ut av butikken med visshet om at kunden ville bli fornøyd. Da visste jeg også at kunden med jevne mellomrom ville komme tilbake for å få utført nødvendig profesjonelt vedlikehold av sykkelen på vårt serviceverksted. Dette førte alltid til fornøyde kunder som hadde glede av sykkelen sin over mange år.  

Dersom du kjøper en rimelig sykkel uten fokus på godt vedlikehold, blir ikke levetiden særlig lang. Brukeropplevelsen underveis vil heller ikke være optimal. Dersom du kjøper en dyr sykkel, fremdeles uten tanke på godt vedlikehold, holder den litt lenger. Skal du derimot kjøpe en sykkel som du ønsker å ha glede av over mange år, bør den i utgangspunktet være av god kvalitet, samtidig som du skjønner nytten av godt og jevnlig vedlikehold.  

Hva har så dette med god eiendomsstrategi å gjøre? Jo, her er det svært mange likhetstrekk.  

Politisk vilje må til 

For over 20 år tilbake var forsidene av avisene i Trondheim ofte preget av store negative oppslag når det gjaldt kommunens eiendomsportefølje. 

Dårlig vedlikehold, mugg og soppskader, råte, uholdbart inneklima, takhimlinger som ramlet ned, vinduer som ble spikret igjen var noen av gjengangerne. Det økonomiske vedlikeholdsetterslepet var enormt på grunn av manglende forståelse og politisk vilje til et forutsigbart og langsiktig verdibevarende vedlikehold.  

Profesjonell eiendomsforvaltning handler om å kunne tenke og planlegge langsiktig og forutsigbart. «Brannslokking», kortsiktig økonomiplanlegging og ad-hocforvaltning er oppskriften på dårlig forvaltning og lite bærekraftig utvikling. 

I dag er Trondheim kommune i en helt annen situasjon enn for 20 år siden. I 2005 behandlet bystyret en sak om «Konsekvenser av utsatt vedlikehold i kommunale skoler og barnehager», og hvor protokollen viser vedtak om å styrke vedlikeholdet i kommunens bygg. «Vedlikeholdstinnsatsen i driftsbudsjettene må økes for å komme opp på anbefalt nivå. Bystyret ber Rådmannen om å innarbeide økt vedlikeholdsinnsats og inndekning av vedlikeholdsetterslep i økonomiplanen for 2006-2010.» 

Med bakgrunn i politisk vilje og handlekraft ble det den gang tatt en viktig og riktig beslutning om langsiktig satsing for å gjøre noe med vedlikeholdsetterslepet. Jeg vil påstå at dette grepet har spart kommunen for masse penger gjennom livssyklusen. I tillegg kan vi gjennom systematiske undersøkelser dokumentere en høy grad av brukertilfredshet i våre bygg. 

Planlagt verdibevarende vedlikehold 

På starten av 2000-tallet ble ca. 80 prosent av vedlikeholdsbudsjettet i Trondheim eiendom brukt til ikke planlagte oppgaver, mens ca. 20 prosent til planlagt vedlikehold. Vedlikeholdsbudsjettet den gang utgjorde i underkant av 40 kr/m2. I dag er denne situasjonen snudd helt på hodet. I 2020 ble over 90 prosent av vedlikeholdsbudsjettet brukt til planlagt vedlikehold, mens ca. 10 prosent til ikke planlagte oppgaver. I 2019 utgjorde vedlikeholdsbudsjettet 153 kr/m2.  

Et faglig godt vedlikehold, tilpasningsdyktige bygninger og effektiv arealutnyttelse er et vesentlig bidrag til et bærekraftig samfunn ved at det forlenger levetiden for bygningene og reduserer behovet for arealer. Planlagt verdibevarende vedlikehold er huseiers ansvar og viktig for å ivareta kommunens verdier i et langsiktig perspektiv. 

Tilbake til min tid som sykkelselger og student, har en av mine forelesningstimer med Svein Bjørberg på 80-tallet lagt grunnlaget for hele min eiendomsfilosofi gjennom snart 30 år. Hans flotte grafiske fremstilling av verdibevarende vedlikehold har vært min rettesnor gjennom alle år.  

Med verdibevarende vedlikehold mener vi at byggene kontinuerlig oppgraderes til dagens standard, altså at byggets standard øker over tid. 

I 2003 ble en ny modell for planlagt verdibevarende vedlikehold innført i Trondheim kommune, med vedlikeholdsår hvert fjerde år for alle formålsbygg. Vedlikeholdstiltakene ble gjennomført med bakgrunn i en teknisk tilstandsanalyse året før vedlikeholdsåret. 

For oss i Trondheim eiendom starter vedlikeholdet umiddelbart etter ferdigstillelse av et nytt bygg.  

Året før vedlikeholdsåret gjennomføres en tilstandsanalyse hvor den tekniske tilstanden til bygget angis etter Norsk standard (NS 3424). Denne tilstandsgraden danner grunnlaget for vedlikeholdstiltakene og over tid gir dette et godt sammenligningsgrunnlag for vedlikeholdstiltak og -behov. Det planlagte verdibevarende vedlikeholdet gjennomføres på bakgrunn av tilstandsanalysen. De samlede vedlikeholdstiltakene tilpasses budsjett, og prioriteringene gjøres ut fra en samlet vurdering av konsekvens og tilstand. 

Modellen med systematisk verdibevarende vedlikehold gjennom tilstandsanalyser og en fast syklus for vedlikehold vil på sikt opprettholde verdiene i eiendomsmassen og gi et mindre vedlikeholdsetterslep.  Det var for dette systematiske arbeidet Trondheim kommune i 2014 ble kåret til beste kommune i skolevedlikehold. 

Hva er riktig nivå på vedlikeholdskostnader 

Det er vanskelig å fastslå hva som er riktig nivå på vedlikeholdskostnader pr år pr kvm. 

Det finnes mange nøkkeltall og ulik benchmarking i eiendomsbransjen som kan benyttes. Innenfor offentlig eiendomsforvaltning benyttes ofte KOSTRA-tall som står for Kommune-Stat-Rapportering og gir styringsinformasjon om ressursinnsats, prioriteringer og måloppnåelse i kommuner og fylkeskommuner. I 2008 ble det opprettet et eiendomsnettverk i ASSS (Aggregerte styringsdata for Samarbeidene Storkommuner) hvor en av de første indikatorene som ble utarbeidet, viser «Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter». Her kan vi enkelt sammenligne vedlikeholdet mellom de største kommunene i landet.    

Vedlikeholdsinnsatsen er helt avgjørende for å holde formålsbyggene oppe på en ønsket standard og slik at verdiene tas vare på. Trondheim kommune brukte 158 kr/m2 i 2017, 173 kr/m2 i 2018 og 153 kr/m2 i 2019 på vedlikeholdsarbeid. I nettverket lå gjennomsnittet til vedlikehold på rundt 169 kr/m2 over den samme treårsperioden. 

Fagmiljøet i Norsk kommunalteknisk forening (NKF) anbefaler en vedlikeholdsinnsats på minst 170 kr/m2. Forutsetning for dette er at bygget skal ha en levetid på anslagsvis 60 år og opprettholde den standard det hadde da det var nytt. Med stigende forventninger og krav om endringer og utskiftinger, fleksibiliter, teknisk kompleksitet, miljøkrav, brukerkrav mv. vil dette behovet være større i årene som kommer. 

Det er viktig å merke seg at anbefalt vedlikeholdsnivå på 170 kr/m2 forutsetter et «nullstilt bygg», dvs. et bygg som ikke har noe vedlikeholdsetterslep. En kommune med et stort vedlikeholdsetterslep, vil dermed bruke lang tid på å forbedre sin tilstand på bygningsmassen selv med kr 170 kr/m2 i årlige vedlikeholdskostnad.  

Trondheim eiendom vedlikeholdskostnader.png
Tabellen viser Trondheim kommunes utvikling av vedlikeholdsutgifter siden 2003. I 2018 nådde vi det anbefalte måltallet på 170 kr/m2. 


Økonomisk modell for god FDV på eiendommene 

Trondheim kommunes formålsbygg består av skoler, barnehager, helse-og velferdssenter, idrettsbygg og administrasjonsbygg. Våre over 4000 kommunale boliger inngår i en annen økonomisk modell som ikke omhandles i denne artikkel. 

Dagens modell for organisering og økonomiske rammebetingelser for formålsbygg ble innført på begynnelsen av 2000-tallet. Trondheim eiendom fikk en tydeligere eierrolle for kommunens bygninger og dagens modell med ramme etter nøkkeltall fra middels HOLTE ble innført for å legge til rette for langsiktig eiendomsforvaltning. 

Trondheim eiendom mottar i dag økonomiske rammer etter gjeldende HOLTE-nøkkel for nybygg og kjøpte bygg fra bykassa. Disse nøkkeltallene angir hvor mange kroner man skal bruke per kvm per år. I disse tallene forutsettes det at bygget ikke har noe vedlikeholdsetterslep. Rammene reguleres hvert årsskifte med bakgrunn i kjente ferdigstillelser eller avviklinger gjennom året. For formålsbygg som går ut av tjenesteproduksjon beholder Trondheim eiendom en ramme som omtrentlig utgjør halve rammen fram til ny bruk er iverksatt. Dette dekker faste eierkostnader som forsikring, energi og avgifter i tillegg til lovbestemte eierkostnader som vakt, sikring og minimum bygningsdrift og akutte eierkostnader så lenge bygget er i kommunens eie. Den reduserte ramme innebærer full ramme for forvaltning, halv ramme for drift og seksti prosent ramme for vedlikehold og gir gjennom denne fordelingen et godt bilde på faste og variable kostnader. 

Denne modellen ble iverksatt for nye bygg som ble tilført porteføljen etter 2000-tallet. Økonomiske tildelte rammer for den eksisterende porteføljen før 2000-tallet, ble estimert og tildelt som en fast sum.  

Morgendagens prioriteringer 

Som de fleste andre kommuner i Norge har også Trondheim fremdeles noe vedlikeholdsetterslep i sin eiendomsmasse. Slik vil det alltid være. Situasjonen er imidlertid en helt annen nå enn for 20 år siden. 

Når vedlikeholdsetterslepet på eiendomsmassen i en kommune reduseres, vil det kanskje være fristende for politikere å redusere de økonomiske rammene til eiendomsforvaltning.  

Da er spørsmålet om «varme hender» innenfor helse og omsorg vil bli prioritert fremfor eiendomsforvaltning. Jeg håper imidlertid at politikerne har evnen til å se det samme som våre politikere i Trondheim så for 20 år siden, og at vi ikke kommer i en lignende situasjon om nye 20 år.  

Trondheim eiendoms visjon er «å skape rom for læring, omsorg og aktiviteter». Denne visjonen illustrere på en god måte viktigheten av å fylle våre flotte kvalitetsbygg med godt innhold for våre innbyggere. 

Kommuneøkonomien i årene som kommer blir tøffere. Eldrebølgen nærmer seg, og koronapandemien vil også sette sitt preg på økonomien i mange år fremover. Kommune-Norge har mange uløste oppgaver og politikerne skal gjøre mange vanskelige prioriteringer om bruk av økonomiske midler i bykassa. 

Som å kjøpe bil med huslån 

Bygging av nye bygg gjennomføres ved investeringsmidler (låneopptak), mens drifting og vedlikehold som hovedregel er avhengig av penger fra bykassa. 

Hvordan vil en trang kommuneøkonomi fremover påvirke valg av nye bygg vs. utvikling av eksisterende eiendomsmasse? I hvor stor grad vil det bli fokusert på miljøkrav og bærekraft fremfor økonomi? 

En god kollega av meg i Sandnes eiendom, eiendomssjef Torbjørn Sterri sa noen interessante ord til meg for en tid tilbake: Hos de «fleste» kommunen er det slik at vedlikehold av bygningsmassen (og det ellers som ikke er innenfor selvkostområdene i kommunen; les vei i første rekke), er mangelfullt. Hvorfor? Jo, fordi en kan utsette maling av en vegg i noen år men deretter må en skifte hele veggen pga råte. Etter en tid har bygningsmassen blitt sluppet ned så mye at den må rehabiliteres, før tenkt teknisk levetid. En slik oppgradering lånefinansieres, over 40 år. Dette er lettere politisk enn å bevilge vedlikehold i driftsbudsjettet. Manglende prioritering av driftsmidler til vedlikehold er ofte som følge av at driftsmidlene går til skole, omsorg etc, som derfor får høyere budsjetter enn kommunen i realiteten har råd til. Med andre ord; -driftsbudsjettet er feilfordelt. Når så det er behov for rehabilitering før tiden, som da lånefinansieres, er det i realiteten driften til kommunen som lånefinansieres! Det blir som å kjøpe en bil med huslån, før den er nedbetalt så kjøpes en ny og så har en det gående. 

Fremtidens offentlige eiendomsforvaltning 

Trondheim kommune eier over 1 300 000 kvm eiendom som utgjør store verdier. Alle våre eksisterende bygg og alle de bygg som planlegges bygd, vil være en del av vår fremtidige sirkulærøkonomi. 

Den desidert største bærekraften ligger i å forlenge levetiden til eksisterende bygg, samt bygge nye smarte og fleksible bygg der dette er nødvendig. Bransjen må derfor bli enda flinkere til å planlegge for fremtiden. Med dagens fokus blant annet på FNs bærekraftsmål og tøffe miljø- og klimamål, går den offentlige eiendomsbransjen inn i en svært spennende tid.  

Politikerne har allerede satt tøffe krav til bransjen, men det er ikke alltid det følger med nødvendig verktøy, lovverk og økonomiske midler for å gjennomføre. En noe historisk konservativ eiendomsbransje har i løpet av de senere år fått øynene opp for nytenkning. 

Og nytt tenker vi. Alt kan imidlertid ikke løses ved nytenkning og effektivisering. Vi kommer ikke bort ifra at en god og bærekraftig eiendomsforvaltning krever økonomisk forutsigbarhet.  

Et godt vedlikehold av eiendomsmassen er nøkkelen for en bærekraftig og verdibevarende forvaltning. Dette budskapet er det viktig at vi bringer videre til våre politikere. Og ofte kan “vinninga gå opp i spinninga”. Reduksjon av vedlikeholdsmidler fører alltid til økte driftskostnader.  

Det grepet som våre trondheimspolitikere gjorde på begynnelsen av 2000-tallet har vist seg å bli en suksess og gjør at vi i dag sammen med flere andre kommuner kan kalle oss for en foregangskommune når det gjelder verdibevarende vedlikehold av eiendomsporteføljen. 

I årene fremover kommer vi til å tilstrebe at minst 170 kr/m2 blir øremerket til verdibevarende vedlikehold. Et nivå under dette vil sakte, men sikkert, bygge opp vedlikeholdsetterslepet på ny. 

Til slutt vil jeg avslutte der jeg startet, med min karriere som sykkelselger. Hvilken sykkel er det lurt å kjøpe i dag? 

Dersom du allerede har en sykkel, er det mest bærekraftige er å ta godt vare på den du allerede har. Stell godt med den og sørg for å bruke tilstrekkelig med penger underveis på godt vedlikehold. Dersom du skal kjøpe en ny sykkel, legg vekt på kvalitet og at den er fremtidsrettet. 

En sykkel er ikke den samme i dag som den var tidligere. Denne bransjen har i løpet av de siste 5 årene vært utrolig innovativ. Nå kan vi se sykkelen i utallige utgaver både med og uten el-motorer og med nye og fleksible bruksområder.  

Jeg håper og tror vi kommer til å se en liknende innovativ utvikling innenfor eiendomsbransjen i løpet av den neste tiårsperioden. 

Jobb smartere 2021 - Sett av datoene allerede nå: