Den spesielle kommunen

Terje Dalgård
Eiendomsdirektør
Rælingen kommune

Kommunesektoren har ansvar for et bredt spekter av velferdsoppgaver som fremgår av ulike lovverk. Opplæringsloven, barnehageloven, plan- og bygningsloven, tekniske forskrifter, for å nevne noen. Å drive en kommune er en særdeles kompleks oppgave. Forutsetningene for gjennomføring vil alltid være litt forskjellig, og det vil alltid være behov for forskjellig prioritering fra en kommune til en annen. Likevel er oppdraget likt for alle kommuner. Vi har alle det samme samfunnsoppdraget. Og da undres jeg jo på; hvorfor er vi ikke enda bedre til lære fra hverandre?

Hvorfor er det så viktig at vi lærer mer fra hverandre? 
Det er nokså ubestridt at kommunene må effektiviseres dersom vi skal klare å opprettholde gode tjenester i tiårene som kommer. Styring av offentlige virksomheter fordrer noen andre strategiske styringsverktøy enn private, samt noen andre tilnærminger som kan være utfordrende med tanke på å måle gevinsten av effektiviseringsarbeid. Men vi konkurrerer ikke, og det er et fortrinn når vi skal finne smartere måter å arbeide på. For å jobbe smartere, det må vi. Det finnes ingen plan B dersom vi ikke klarer å bli bærekraftige. 

Hvilke verktøy har vi?
Skal vi klare å bli bærekraftig gjennom riktig balanse mellom kvalitet, økonomi, og klimagassutslipp er det to verktøy vi ikke kommer utenom. 

Punkt 1: Vi må ta i bruk digitale hjelpemidler slik at vi i fremtiden kan gjøre de samme arbeidsoppgaver med mindre økonomiske ressurser og klimagassutslipp enn vi gjør i dag. Der må vi også bruke stordata i større grad, slik at vi kan nyttiggjøre maskiner til å lage bedre beslutningsgrunnlag når vi skal ta våre valg. Min undring er ikke hvorvidt vi har sett nødvendigheten av digitalisering, fordi min opplevelse er at det er en unison enighet at det er nødvendig. Både private og offentlige aktører jobber mye med dette. Men, det er ikke å jobbe smartere hvis vi lager digitale systemer som er spesialtilpasset hver enkelt kommune. Det fører oss videre til neste punkt.

Punkt 2: Vi må standardisere hvordan vi jobber, på riktig nivå. Hvis vi har overordnede prosessbeskrivelser som kan repeteres fra gang til gang kan vi evaluere egen gjennomføring, og dermed kontinuerlig forbedre oss. 

Dette er kjent tema for de fleste, og noe mange arbeider med. Men, siden vi alle har det samme samfunnsoppdraget må vi se hvordan andre har forbedret den samme prosessen, som på overordnet nivå er lik vår egen. Vi har et enormt kunnskapsgrunnlag for å ta gode valg, og dermed også forbedre vår egen drift. Her ligger den store gevinsten. Vi må bort fra tankesettet om at «vi er så spesielle at vi må gjøre det helt på vår egen måte». Det blir ikke engang som å sammenligne epler og bananer, det blir som å sammenligne epler og pannekaker. 

Helt konkret, hvis en kommune kan lage en smart løsning på innsending av byggesøknader, hvorfor i all verden mener vi andre at vi ikke skal kunne bruke den samme løsningen? Hva er det som gjør at vi tror vi må ha det på akkurat vår måte? Og hva er det som gjør at når vi utvikler systemer så lager vi de til en viss grad spesialtilpasset til oss selv, kanskje attpåtil med et detaljnivå som krever mye administrasjon å vedlikeholde? 

Svaret er jo at vi opplever at det faktisk gir mer gevinster, og isolert sett og akkurat her og nå, kan det være riktig. Mitt poeng er at det er suboptimalt fordi det er dyrt dersom alle skal lage sine egne systemer og prosesser. I tillegg betyr det at døren for å lære av hverandre bare står på gløtt. 

Med stadig økende press for effektivisering innad i egne organisasjoner har jeg stor respekt for at det er lett å prioritere sin egen drift. Dersom alle tar ett steg i retningen av samhandling og samarbeid, så vil vi alle få store gevinster av det. 

Det er også fort gjort å tenke at det må staten ta ansvar for. Jeg tenker at vi kan begynne med oss selv, og så vet vi at det også jobbes med dette både fra sentrale myndigheter og i det private. 

Riktig nivå på dokumentering av prosesser
En mulig fallgruve når vi skal standardisere, eller dokumentere instrukser og retningslinjer, er at det blir for detaljert, i streben etter å være konkret. Det bør vi være veldig bevisst på, fordi jeg mener det begrenser muligheten for å gjøre samme oppgave smartere neste gang. Dermed begrenses mulighetene for kontinuerlig forbedring i egen organisasjon, ikke minst det uorganiserte forbedringsarbeidet som pågår hver eneste dag. Misforstå meg rett; vi har bruk for instrukser og sjekklister, men realiteten er vel at de fleste av oss har så mange av dem at noen ganger blir sjekklistene et mål i seg selv.

Vi er avhengig av at alle tenker, og implementerer, kontinuerlig forbedring i alle ledd. Fra de som sitter i starten på en prosess til de som faktisk utfører jobben. Kun da tror jeg vi klarer å utnytte hele organisasjonenes evne til kontinuerlig forbedring. Detaljerte instrukser kan være til hinder for dette, fordi vi låser oss til hvordan det var riktig å gjøre det i går. Det andre er at detaljerte instrukser og sjekklister krever veldig mye vedlikehold. Virkeligheten er at de fleste kommuner ikke har kapasitet til dette, dermed blir instruksene fort utdaterte. Utdaterte instrukser kan potensielt være verre enn å ikke ha dokumenterte instrukser i det hele tatt.

Vi må komme dit at vi kan sammenligne gule og røde epler, og ikke være der hvor vi sammenligner epler og pannekaker

For å oppsummere litt: vi må standardiseres. Og standardiseringen må være på et konkret overordnet nivå, og ikke på detaljnivå. Vi må bort tankegangen om at vår kommune er så spesiell i forhold til andre kommuner og vi må samarbeide om hvordan vi løser oppgavene våre. Detaljer om utførelse må så være opp til hver enkelt. Ikke bare hver enkelt kommune, men på riktig nivå for hver enkelt ansatt i virksomhetene. Her mener jeg at vi har en liten utfordring med tanke på Standard Norge sitt detaljnivå i standardene. Dette fordi graden av detaljnivå gjør det utfordrende for mange å følge standardene i egen drift. Faren er da at ingen av elementene i standarden blir fulgt. 

Mye bra arbeid pågår
Heldigvis finnes det mange gode eksempler hvor både kommuner og andre statlige virksomheter samarbeider. Smart Digital Eiendomsledelse er et av disse. Her har både kommuner og andre offentlig virksomheter gått sammen om å standardisere overordnede krav til digitale systemer. Et annet eksempel er NKF sin nettverksgruppe for bygg og eiendom i Osloregionen. Her jobbes det både med å standardisere hvordan vi skal bestille klimagassregnskap, hvordan vi skal jobbe med arealeffektivitet og ikke minst hvordan vi skal få bedre kontroll på vedlikeholdet vårt. Alt dette er med å legge til rette for at vi kan sammenligne oss. Da får vi også relevant erfaringsoverføring, fordi vi blir i stand til å korrigere våre egne prosesser ut fra andre sine erfaringer på sine prosesser som er tilnærmet like våre egne prosesser. 

Selv om mye går bra i kommune-Norge og det er imponerende hvordan de komplekse oppgavene løses og prioriteringene gjøres i det daglige, så er det mer enn nok å jobbe med. Vi skal bygge infrastruktur med riktig kapasitet, samt opprettholde langsiktig, riktig kvalitet på den infrastrukturen. Samtidig skal vi bidra til å redusere klimagassutslippene og drifte økonomisk effektivt. For å nevne noe.

Et samfunnsoppdrag
Vi har i utgangspunktet akkurat det samme oppdraget alle sammen, og da er det innlysende at samarbeid er nøkkelen. Er det krav til nye digitale systemer så må vi samarbeide. Skal vi effektivisere arealene våre, så må vi se til de som får det til. Skal vi lage noe nytt, så må vi se over kommunegrensen for samarbeid. Deretter må vi dele resultatene våre. 
Fordi vi konkurrerer ikke og vi har det samme samfunnsoppdraget, selv om vi alle egentlig er litt spesielle.